É um conjunto de processos e tecnologias responsáveis por transformar documentos físicos em arquivos digitais.

Da conversão à circulação digital

Uma vez que o arquivo físico é convertido para o formato digital, ele deve estar disponível e acessível para uso imediato, de forma a substituir por completo o trânsito em papel. Essa disponibilidade garante que o documento possa ser utilizado nos fluxos de trabalho com agilidade, rastreabilidade e segurança, eliminando riscos de extravio, danificação ou acesso indevido.

Além disso, o formato digital proporciona controle refinado de acessos, definição de permissões por usuário ou setor e histórico completo de interações — funcionalidades que não são viáveis no ambiente físico.

Benefícios de adotar a digitalização

• Eficiência e agilidade: Reduz tempo perdido na busca de documentos físicos; melhora o fluxo de trabalho com arquivos acessíveis instantaneamente.
• Economia de espaço e custos: Elimina a necessidade de armazenamento físico e processos manualmente intensivos.
• Segurança e compliance: Controla acessos e versões; facilita auditorias e conformidade com normas legais.
• Governança da informação: Define padrões, fluxos e responsabilidades claras sobre documentos corporativos.
• Sustentabilidade e mobilidade: Reduz uso de papel e permite acesso remoto — essencial em ambientes de trabalho moderno.

Como a Organiza Tech pode auxiliar

Um sistema de digitalização de arquivos, especialmente quando integrado ao GED/ECM, é fundamental para a transformação digital de qualquer empresa, trazendo ganhos significativos em produtividade, segurança e governança.

• Captura & OCR integrados: transformam documentos em arquivos pesquisáveis.
• Indexação inteligente: com metadados personalizáveis permitem identificar e gerenciar o acervo documental de forma eficiente e estruturada.
• Fluxos automatizados: notificações, aprovações e tarefas com base em regras de negócio.
• Controle de acesso e governança: gestão de permissões, histórico de versões e trilha de auditoria.
• Painéis e relatórios: visibilidade sobre documentos e processos em tempo real.
• Implementação rápida: por meio de interfaces visuais, sem a necessidade de programação.

A plataforma é indicada para empresas de variados portes e segmentos que precisam organizar arquivos de forma escalável, segura e integrada a processos internos.

A Organiza Tech, com sua plataforma Organiza Prime, oferece uma solução completa e fácil de implementar, focada em digitalização, automação de fluxos e gestão documental.