GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o conjunto de tecnologias, métodos e práticas voltado para a digitalização, organização, controle, armazenamento, recuperação e segurança de documentos em formato digital. Seu objetivo principal é facilitar o acesso e o uso das informações dentro de uma organização, promovendo mais eficiência e agilidade nos processos.

Enquanto o ECM atua de forma mais ampla na gestão de conteúdo corporativo ao longo de todo seu ciclo de vida, o GED foca especificamente na gestão documental, promovendo o uso inteligente dos documentos eletrônicos no ambiente empresarial.

Por que utilizar uma plataforma de GED?

Imagine um ambiente de trabalho onde os documentos são impressos, arquivados fisicamente ou armazenados de forma desorganizada em pastas digitais sem padronização. Quando é necessário encontrar uma informação importante, como um contrato assinado ou uma nota fiscal antiga, começa-se uma verdadeira "caça ao tesouro", desperdiçando tempo, aumentando custos e, muitas vezes, comprometendo a produtividade.

Agora pense nisso em escala corporativa. A ausência de controle e padronização na gestão de documentos pode gerar perdas financeiras, riscos legais e falhas operacionais graves. É nesse cenário que o GED se torna essencial.

Quais são os benefícios?

A implementação de um sistema de GED traz inúmeros benefícios para a organização, como:

• Organização e padronização da documentação corporativa;
• Digitalização e eliminação do uso excessivo de papel;
• Redução de tempo na localização de documentos;
• Acesso seguro e controlado às informações;
• Rastreabilidade e histórico de versões dos documentos;
• Aumento da produtividade e agilidade nos processos internos;
• Preservação e segurança dos arquivos digitais;
• Redução do espaço físico necessário para armazenamento;
• Automação de fluxos de aprovação e assinatura digital;
• Facilidade na recuperação de documentos para auditorias ou fins legais;
• Adequação às exigências legais e regulatórias;
• Redução de riscos com extravio ou acesso indevido a documentos;
• Compartilhamento eficiente de arquivos entre equipes e setores;
• Melhoria na governança da informação dentro da organização.